Programma di fatturazione elettronica: cos’è e come funziona

Un programma di fatturazione elettronica è un sistema digitale che consente di emettere, trasmette e conservare le fatture in maniera digitale, dicendo addio ufficialmente ai documenti cartacei e ai fogli Excel compilati a mano, e di conseguenza ridurre i tempi e i costi. Grazie a questi programmi, infatti, le aziende tendono a ridurre l’impatto ambientale poiché le operazioni vengono effettuate direttamente su fogli digitali. Ciò significa ridurre al minimo l’utilizzo del materiale di cancelleria. In poche parole, grazie a questo nuovo sistema si ha la possibilità di ridurre sia i tempi che i costi di fatturazione e cambiare completamente il concetto di archiviazione che tutti conosciamo.

Che cosa è la fattura elettronica?

Con il termine fattura elettronica si fa riferimento a un documento digitale contenente tutti i dati necessari alla fatturazione: l’importo, i dati di chi emette e riceve la fattura, la descrizione delle prestazioni, ecc. Questi dati, però, sono in formato XML, come richiesto dalla normativa in vigore. In sostanza, si tratta di una fattura che possiede tutti i dati delle classiche fatture cartacee, l’unica differenza è il supporto: uno è digitale, l’altro è cartaceo.  Ovviamente, produrre questa tipologia di documenti non è semplice, ed è necessario utilizzare appositi software per la fatturazione elettronica per non commettere errori. Inoltre, una fattura elettronica per essere regolare deve seguire determinati passaggi, di cui si occupa il software.

Nello specifico, il “percorso unico standardizzato” è:

1. Compilazione della fattura;
2. Firma digitale della fattura (mediante firma elettronica qualificata, che il software appone automaticamente);
3. Trasmissione della fattura tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate;
4. Recapito della fattura al destinatario a seguito dei controlli effettuati dal Sistema di Interscambio, che accerta la correttezza formale del documento.

In conclusione, il Sistema di Interscambio funge, dunque, da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento inviato sia corretto e che i dati inseriti siano formalmente corretti.

Gli errori da evitare

Il meccanismo sotteso alla compilazione delle fatture elettroniche, come sopra accennato, è piuttosto intuitivo. Tra l’altro, i programmi più recenti guidano passo dopo passo gli utenti nella compilazione di qualsiasi campo, segnalando, tra l’altro, eventuali errori di forma (come, ad esempio, omissioni o inserimenti scorretti) sia quando il documento è ancora un draft, sia in fase di invio del file. Tuttavia, ciò non significa che non occorre prestare particolare attenzione quando si utilizza un programma di fatturazione elettronica, specie con riferimento ai valori dichiarati in fattura e ai flag da selezionare. Ciò perché, ad esempio, se si commette un errore di digitazione rispetto alla cifra da fatturare, una volta in gestione allo SDI non sarà più possibile modificarlo o cancellarlo. Ciò significa che il sistema di interscambio lo recapiterà comunque al soggetto destinatario e per annullare la fattura errata sarà necessario creare un nuovo documento, cosiddetto documento di storno, inviarlo al soggetto destinatario per poi ripetere l’intera procedura. Solo in questo modo è possibile correggere definitivamente l’errore commesso.

La fattura elettronica è obbligatoria?

I programmi di fatturazione elettronica rappresentano non solo un’alternativa efficiente ai metodi classici di fatturazione ma da qualche anno sono presenti in quasi tutte le aziende. Questo perché la fattura elettronica in formato XML è diventata obbligatoria dal 2014, e dal 2019 tale obbligo è stato esteso anche ai privati, per la cessione di beni e prestazioni di servizi tra soggetti sul territorio italiano (sia residenti che stabiliti). Inoltre, da luglio 2022 la fattura elettronica è diventata obbligatoria anche per i regimi forfettari con compensi o ricavi superiori ai 25mila euro (in riferimento all’anno precedente) e i regimi di vantaggio. Inoltre, a partire dal 2024 l’obbligo varrà anche per i regimi fino a ora esonerati. Ciò significa che entro pochi anni, tutti saranno tenuti a emettere fatture elettroniche. Chi non emette la fattura elettronica entro i tempi stabiliti, è soggetto a sanzioni pecuniarie. Nello specifico, si tratta di una multa che varia dal 90% al 180% dell’IVA in fattura (con una sanzione minima di 500 euro); un’ammenda tra 250 e 2.000 euro se la violazione non incide ai fini della determinazione dei redditi e un’ammenda dal 5% al 10% dei corrispettivi non registrati, in riferimento a operazioni non imponibili o non soggette a IVA, con importo minimo di 500 euro.

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