In ogni organizzazione aziendale il controllo della gestione ha un’importanza cruciale e i software che a tale gestione sono dedicati sono uno strumento al quale quasi nessuna azienda può rinunciare a prescindere da quelle che sono le sue dimensioni.
Controllare la gestione significa sia adempiere a tutti gli obblighi imposti dalla legge (che sono molti e spesso piuttosto complessi), sia avere la possibilità di misurare le performance aziendali in relazione a quelli che sono gli obiettivi che ci si è posti.
Quest’ultimo punto è molto importante perché consente di individuare quali sono le attività più redditizie e ottimizzate e quelle che presentano criticità e che quindi necessitano di un intervento.
Se ben concepito e completo in ogni suo aspetto come nel caso di Arca Evolution di Wolters Kluwer, il software gestionale aziendale consente di controllare al meglio la situazione dell’impresa ottimizzando i tempi necessari allo svolgimento delle varie attività contabili e gestionali consentendo peraltro di prendere decisioni informate.
Software di gestione aziendale: modalità di accesso
Un software di gestione aziendale può essere disponibile on-premise, ovvero installato su uno o più computer presenti all’interno della struttura dell’organizzazione, oppure su cloud; in quest’ultimo caso, disponendo delle credenziali di accesso, è possibile accedervi e operare da qualsiasi dispositivo connesso alla rete Internet come per esempio un personal computer, un notebook, un tablet oppure uno smartphone. La modalità cloud sta progressivamente diventando quella più utilizzata.
Cos’è un software di gestione aziendale?
In estrema sintesi, un programma di gestione aziendale è uno strumento informatico che consente il controllo di vari aspetti della vita aziendale. Questi software sono spesso conosciuti come soluzioni ERP, ovvero Enterprise Resource Planning, espressione inglese traducibile come “pianificazione delle risorse” di impresa.
Più specificamente, sono software multifunzionali grazie ai quali è possibile sovrintendere diverse aree aziendali:
- CRM (Customer Relationship Management); vale a dire la gestione dei rapporti che l’organizzazione ha con clienti esistenti e potenziali;
- controllo di gestione; ovvero il controllo continuo dell’andamento aziendale (costi, ricavi, marginalità); ciò permette di rilevare il raggiungimento degli obiettivi e di intervenire in quei settori in cui essi sono disattesi;
- gestione della produzione; ovvero le azioni che attengono all’area produttiva e che permettono di ottimizzare i tempi, ridurre i costi dei vari processi, eliminare eventuali anomalie fornendo ai clienti quanto richiesto nei tempi attesi;
- magazzino e logistica; gestione dei vari processi quotidiani che coinvolgono il magazzino: ricevimento e invio delle merci, pianificazione delle spedizioni, controllo delle scorte, emissione dei documenti necessari, inventario ecc.
- archiviazione dei documenti; archiviazione di tutti i documenti secondo criteri che permettano una ricerca efficiente, ottimizzata e rapida di tutti i documenti relativi ai vari processi aziendali;
- gestione degli acquisti e delle vendite; questa è una delle attività cruciali; significa in sostanza sapere cosa, quando e a chi ordinare le merci necessarie e gestire i vari processi di vendita (preventivi, ordini, emissione di dei DDT e delle fatture, creazione di preventivi e di listini ecc.);
- Finanza, tesoreria, crediti; gestione degli scadenzari attivi e passivi e degli insoluti, gestione dei vari istituti di credito (scoperto di conto, emissione di ricevute bancarie, bonifico), gestione delle linee di credito ecc.
- Contabilità e vari adempimenti; gestione delle varie operazioni contabili, scritture di prima nota, tenuta dei registri IVA e del Libro Giornale, gestione delle liquidazioni IVA, invii telematici all’Agenzia delle Entrate ecc.
Software di gestione aziendale: caratteristiche da considerare per la scelta
Come ben si comprende dalla descrizione precedente, un software di gestione aziendale è uno strumento che opera a 360°, tecnicamente molto complesso. Per l’utente finale, però, esso deve essere user-friendly; la semplicità di utilizzo è infatti una caratteristica imprescindibile perché ottimizza i tempi di lavoro e minimizza la possibilità di errori e dimenticanze.
Un requisito importantissimo è poi la sua versatilità intesa nel senso di adattabilità al tipo di organizzazione. Esistono varie tipologie di aziende, ma deve essere il software ad adattarsi a esse e non il contrario.
In sostanza, un ottimo software di gestione aziendale come Arca Evolution di Wolters Kluwer deve essere personalizzabile e adattarsi anche alle evoluzioni e ai cambiamenti che l’azienda sperimenterà nel corso del tempo.
È inoltre necessario che il software sia in grado di fornire una reportistica semplice da leggere e affidabile così da consentire all’imprenditore di poter monitorare in tempo reale la situazione dell’azienda così da poter prendere decisioni in merito, soprattutto se sono presenti criticità.
Infine, è cruciale che il software possa essere costantemente aggiornabile (in modo automatico) a seconda dei cambiamenti relativi alle norme contabili e fiscali.
In definitiva, la scelta deve quindi cadere su un prodotto in grado di massimizzare l’efficacia e l’efficienza dell’impresa e che possa gestire tutti i vari processi che caratterizzano l’attività aziendale.
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