Tutti i documenti dei cittadini sono conservati dalle Pubbliche Amministrazioni ed accessibili e visionabili in qualunque momento, per garantire i principi di imparzialità e trasparenza.
L’accesso agli atti è quindi permesso per tutti i documenti d’interesse pubblico posseduti dall’amministrazione.
Il documento non deve essere stato creato necessariamente dall’amministrazione stessa, ma è sufficiente l’ente ne sia in possesso.
Salvo alcune eccezioni (documenti coperti da segreti di Stato o procedimenti di tribunali) è possibile fare richiesta di accesso agli atti delle pubbliche amministrazioni e anche dei soggetti privati, ma solo se i documenti sono di pubblico interesse.
Chi può fare richiesta di accesso agli atti
È chiaro che per potere avere accesso agli atti deve esserci l’interesse pubblico, ma cosa vuol dire? Per fare un esempio: è possibile conoscere i dettagli di un autovelox per constatare il funzionamento degli stessi, le sanzioni e la sicurezza, ma non si può chiedere di visionare documenti di un individuo privato, se non c’è alcune rilevanza per la collettività.
La concessione dell’accesso agli atti deve però essere legata a un interesse concreto e diretto, quindi, nel caso dell’autovelox, è possibile fare richiesta se si è ricevuta una multa da un dispositivo e si vogliono visionare i documenti di omologazione dello stesso.
Quindi, non è possibile avere accesso agli atti in modo generico, dietro deve esserci sempre un motivo che corrisponda a un’esigenza concreta di chi fa richiesta.
Come avere l’accesso agli atti
Bisogna inoltrare la richiesta all’amministrazione che è in possesso dei documenti di interesse, specificando la motivazione. Di solito, viene chiesto di chiarire qual è l’interesse rispetto alla domanda.
I moduli da inoltrare per la richiesta sono, di solito, presenti sul sito web o presso gli sportelli aperti al pubblico.
La domanda va compilata in ogni sua parte, firmata e consegnata di persona o tramite PEC ( non occorre la firma digitale) ai contatti dell’amministrazione. Se accolta, il cittadino potrà consultare i documenti e chiedere le copie (anche autenticate) degli atti, prendere appunti oppure farsi delle copie integrali senza alterarle.
Qualora gli atti richiesti non riguardano altri soggetti, si può effettuare una richiesta, anche informale, direttamente all’ufficio di interesse, qualora consentisse la consultazione immediata. Inoltre, si può anche delegare un’altra persona per prendere visione dei documenti o portare qualcuno con sé.
Tempistiche di consultazione dei documenti
Se la domanda viene accolta si hanno 15 giorni di tempo per consultare gli atti. Trascorso questo termine sarà necessario inviare una nuova richiesta. Non c’è un limite di tempo legato alla risposta dell’istanza, che dipende dall’ente. Inoltre, non è detto che l’esito sia sempre favorevole, in alcuni casi, l’accesso può essere negato o limitato.
Diniego accesso agli atti
Se la richiesta di accesso ai documenti viene negata in modo tacito o espresso, si può presentare ricorso presso il Tribunale Amministrativo Regionale.
Qual è il costo per l’accesso agli atti?
Qualunque cittadino può accedere agli atti gratuitamente, proprio perché questa possibilità è riconosciuta come un diritto. Qualora si vogliano delle copie, invece, bisognerà corrispondere un costo per il rimborso del prezzo di riproduzione e i diritti di bollo, se presenti.
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