Lettera di sollecito consegna documenti

La lettera di sollecito per la consegna dei documenti può essere inviata a un individuo, un’azienda o un ente, si tratta di una comunicazione formale con la quale viene richiesto al destinatario l’invio di alcuni documenti necessari per portare avanti una pratica o un processo, entro un certo termine previsto.

Questa procedura serve a riportare l’attenzione sull’assenza di tali documenti e di sollecitarne l’invio la consegna quanto prima.

Per scrivere una lettera di sollecito per consegna documenti si adotta, normalmente, un torno formale e cordiale, l’obiettivo è mantenere le buone relazioni ma evidenziando la necessità di ottenere la documentazione.

La comunicazione è precisa riguardo i documenti che mancano, enfatizzando l’urgenza e l’impatto che la non ricezione potrebbe avere.

All’interno della lettera di sollecito spesso viene anche offerta assistenza o informazioni aggiuntive utili a velocizzare la risposta come, ad esempio, i contatti da utilizzare per ulteriori chiarimenti o per trasmettere i documenti.

Inoltre, sono citate le conseguenze in caso la lettera venga ignorata come ritardi nei processi o nell’invio di una pratica a un ente. Viene poi conclusa con un ringraziamento anticipato e un invito a rispondere alla richiesta, al più presto.

Lettera sollecito invio documenti: come si scrive?

Dopo una veloce panoramica della lettera, vediamo più nel dettaglio come scriverne una. È importante che nella comunicazione siano presenti specifiche informazioni che trasmettano l’urgenza e la serietà della richiesta. Ecco quali elementi non devono mancare:

• Intestazione e dati del mittente: in caso di organizzazione va usata carta intestata ufficiale e inseriti tutti i dati di riconoscimento e di contatto (indirizzo, mail, telefono, ecc.)
• Data in cui la lettera di sollecito viene scritta;
• Dati del destinatario: nome completo o denominazione ente, indirizzo e altri dati di contatto, se pertinenti.
• Oggetto: riassunto del contenuto della lettera, ad es. “Sollecito consegna documenti contratto”.
• Riferimento richiesta originaria: è bene inserire il riferimento della prima richiesta di invio documenti, con data e il numero di protocollo.
• Descrizione documentazione mancante: elencare dettagliatamente i documenti che non sono stati consegnati.
• Motivazione del sollecito: spiegare perché i documenti sono urgenti e importanti, a cosa servono e quali sono le conseguenze in caso di mancata consegna.
• Scadenza della consegna: il termine entro il quale i documenti devono essere inviati.
• Modalità preferenziali di consegna: specificare se si preferisce ricevere la documentazione tramite email, PEC, raccomandata, ecc.
• Offerta di assistenza: dare la disponibilità a chiarimenti o fornire assistenza per reperire i documenti richiesti.
• Chiusura formale: si può terminare con “Distinti saluti”, il nome stampato e la firma ( se la lettera è cartacea).
• Allegati: è possibile inserire i documenti o/e le comunicazione inviate in precedenza.

Ti ricordiamo che la lettera deve avere un tono cortese e professionale, trasmettere l’urgenza ma senza risultare aggressivo, un modo per mantenere buoni i rapporti col destinatario.

Esempio lettera di sollecito consegna documenti

Ecco un esempio di lettera di sollecito invio documenti da cui prendere spunto:

[Carta intestata dell’azienda o ente]
[Nome dell’azienda/ente]
Via [Indirizzo completo]
Cap – Città (Provincia)
Tel: [numero] – Email: [indirizzo email] – PEC: [indirizzo PEC]

Data: 13 maggio 2025

Destinatario:
Spett.le [Nome del destinatario o denominazione ente] Via [Indirizzo completo] Cap – Città (Provincia)
Email: [se disponibile] – PEC: [se disponibile]

Oggetto: Sollecito consegna documenti relativi al contratto n. 123/2025

Gentili Signori,

facendo seguito alla nostra comunicazione del 20 aprile 2025 (Prot. n. 456/2025), con la quale vi avevamo richiesto l’invio della documentazione necessaria alla formalizzazione del contratto di fornitura n. 123/2025, ci vediamo costretti a sollecitare nuovamente la trasmissione dei documenti sotto elencati, ad oggi non ancora pervenuti:

• Copia del documento d’identità del legale rappresentante;
• Visura camerale aggiornata;
• Certificato di regolarità contributiva (DURC);
• Modulo di accettazione delle condizioni contrattuali firmato.

Tali documenti risultano indispensabili per poter procedere con la stipula definitiva del contratto e l’attivazione dei relativi servizi. La mancata consegna nei tempi previsti potrebbe comportare ritardi operativi e, in ultima analisi, l’impossibilità di procedere con l’erogazione delle prestazioni pattuite.

Vi invitiamo pertanto a farci pervenire la documentazione richiesta entro e non oltre il 20 maggio 2025, preferibilmente tramite PEC all’indirizzo [pe*@*****da.it] o, in alternativa, via email ordinaria a [em***@*****da.it].

Rimaniamo a disposizione per qualsiasi chiarimento o supporto necessario al reperimento della documentazione richiesta. Potete contattarci telefonicamente al numero [numero di telefono] o rispondere direttamente a questa comunicazione.

Ringraziandovi per l’attenzione e confidando in un pronto riscontro, porgiamo
Distinti saluti.

[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Firma se cartacea]

Allegati:

• Copia della comunicazione del 20/04/2025 (Prot. n. 456/2025)

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