Firma elettronica online: come funziona, quali vantaggi offre

Le firme autografe sono necessarie su una lunga serie di documenti. Questo è vero per il privato cittadino nella sua quotidianità, ma soprattutto per chi trascorre la propria giornata a stipulare contratti, firmare documenti aziendali, chiedere il benestare per acquisti o per altre motivazioni a soci, superiori o altre figure in differenti ambiti.

Firma autografa e firma elettronica

Firmare un documento in modo tradizionale implica la presenza fisica nel medesimo spazio, cosa che negli ultimi mesi è stata di difficile realizzazione, a causa delle restrizioni imposte dall’emergenza sanitaria. Da alcuni anni fortunatamente esiste la possibilità di sfruttare la firma elettronica, anche detta firma digitale online. Si tratta di un’opportunità che molte aziende non si sono fatte scappare: si parla di un aumento di oltre il 70% dell’utilizzo della firma elettronica, solo nel corso degli ultimi 2 anni.

Cos’è la firma elettronica

Si tratta della possibilità di firmare un documento a distanza, in modo che la firma apposta abbia valore legale a tutto gli effetti. Perché ciò avvenga è necessario che un intermediario certifichi la firma elettronica, autenticandola a tutti gli effetti. Per la firma autografa questo non serve, nel senso che chi la appone è presente in prima persona e, in alcuni casi, può mostrare un documento di identità. Nel caso in cui la firma sia apposta online è invece necessario raccogliere delle informazioni, che un intermediario deve conservare nel tempo, oltre ad apporre un sigillo elettronico sui documenti firmati. Questo permette di non modificare nel tempo i file che li compongono. Di fatto il risultato rende una firma elettronica pari alla firma autografa su un documento cartaceo.

I vantaggi

Come è facile comprendere, poter firmare un documento in modo elettronico, a distanza, permette di approfittare di una lunga serie di vantaggi. Il primo lo abbiamo già indicato: i firmatari non devono necessariamente essere presenti fisicamente nel medesimo spazio. Questo porta con sé la possibilità di diminuire drasticamente i costi, per la stipula di contratti, atti o altre tipologie di documenti. Un cittadino potrà quindi firmare una richiesta presso la PA senza andare ad uno sportello, in orari per lui poco pratici; un cliente potrà stipulare un contratto di fornitura per rimanendo a migliaia di chilometri dall’azienda con cui si sta interfacciano. Il tutto in tempi brevi, senza dover fissare appuntamenti o rimandare l’incontro per mille validi motivi. La dematerializzazione dei documenti diviene così ancora più semplice, diminuendo la necessitò di ricorrere ad enormi archivi fisici, con documentazione cartacea, da conservare nel tempo.

Validità legale

Perché la firma elettronica abbia valore legale è necessario che un intermediario si occupi della raccolta di dati e di allegati che identificano ogni attore del singolo documento, atto, contratto. Quindi si tratta di un processo, che coinvolge la necessità di identificare ogni firmatario, ma anche di rendere il documento firmato impossibile da modificare nel corso del tempo. Trattandosi di un file stiamo parlando di sicurezza a livello digitale; con ogni documento (file) firmato in modo elettronico sarà necessario conservare anche un file di prova, che garantisce la veridicità delle firme e la non modificabilità del contenuto del documento stesso.

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