Credit management: una strategia per evitare squilibri finanziari e spese impreviste

Una gestione efficace dei propri crediti commerciali (credit management) è importantissima per qualsiasi azienda, piccola o grande che sia, perché ne garantisce l’operatività e la solidità finanziaria, due fattori fondamentali per poter agire ed essere competitiva sul mercato.

È opportuno chiarire fin dall’inizio che quando si parla di credit management non ci si riferisce al solo processo di recupero dei crediti insoluti, bensì a un’attività che prevede fasi distinte: analisi preventiva, monitoraggio e, se necessario, recupero dei crediti insoluti.

Questo, ad esempio, è l’approccio scelto dal servizio Invenium credit management, che supporta le medie imprese che intendono esternalizzare l’intero processo di gestione del credito. Un credit management esterno, infatti, può richiedere investimenti che non tutte le aziende sarebbero in grado di sostenere.

Data l’importanza di questa attività, cerchiamo di capire come funziona esattamente. 

La fase di analisi preventiva

La prima fase che caratterizza la strategia di credit management è quella della valutazione del rischio dei potenziali clienti (ma anche di quelli esistenti), ovvero la fase di analisi preventiva.

Le varie informazioni finanziarie, patrimoniali e commerciali vengono raccolte e analizzate in modo particolarmente accurato. Questo processo di analisi è fondamentale per capire quale sia il grado di solvibilità del cliente e prende in considerazione i bilanci degli ultimi anni, il rating creditizio (il giudizio sull’affidabilità finanziaria di un’azienda reperibile su apposite banche dati, come per esempio il CRIF), eventuali segnalazioni pregiudizievoli e i comportamenti di pagamento storici.

L’obiettivo dell’analisi preventiva è quello di identificare il più tempestivamente possibile i soggetti a rischio, suddividere il portafoglio clienti secondo determinati criteri (affidabilità, dimensioni, frequenza degli ordini) e stabilire politiche di credito differenziate, ovvero stabilire condizioni di pagamento diverse a seconda dell’affidabilità del cliente.

L’analisi preventiva è un processo che riduce l’incidenza di ritardi e insolvenza. In termini più popolari, si applica il noto principio “prevenire è meglio che curare”.

La fase di monitoraggio

Un’accurata analisi preventiva è fondamentale, ma come facilmente si può intuire, pur essendo necessaria, non è una condizione sufficiente a garantire la stabilità finanziaria di un cliente nel tempo. I mercati, a seconda del settore di attività, possono subire battute d’arresto e anche aziende solide possono incontrare difficoltà. È per questo motivo che le strategie di credit management prevedono anche la fase di monitoraggio.

Monitorare il portafoglio clienti significa essenzialmente verificare i flussi di incasso e tenere conto di alcuni segnali di criticità: frequenti richieste di proroga o ritardi nei pagamenti, insoluti nei confronti di altri fornitori, modifiche nella struttura societaria ecc.

La continua verifica della situazione creditizia è importante quanto l’analisi preventiva perché permette di intervenire per tempo. Se vi sono criticità, infatti, si possono per esempio rinegoziare i termini di pagamento, sospendere o ridurre le forniture oppure abbassare il plafond operativo (ovvero ridurre l’esposizione massima consentita).

Il recupero del credito

Nonostante la corretta implementazione delle fasi di analisi e monitoraggio, l’azienda potrebbe trovarsi comunque a dover affrontare un credito in sofferenza.

In questo caso, si deve passare alla terza fase del credit management, vale a dire la gestione del recupero, che può essere fatta in via stragiudiziale o per via giudiziale.

La modalità stragiudiziale prevede una serie di azioni il cui obiettivo è quello di ottenere il pagamento della fattura senza dover ricorrere al tribunale. In linea di principio, quella stragiudiziale è la modalità ideale perché è rapida, meno costosa e, di solito, anche molto efficace.

Agendo per via stragiudiziale, il primo approccio è di solito quello bonario: in sostanza si fa un sollecito tramite lettera, mail o per via telefonica, con l’obiettivo di ottenere il pagamento senza guastare il rapporto con il cliente. D’altro canto, in diverse occasioni il mancato pagamento non dipende da una situazione finanziaria critica, ma è semplicemente legato a un disguido tecnico.

In questa fase, quindi, si valutano la volontà e la capacità di saldare il debito. In caso di buona volontà, ma di temporanee difficoltà, si possono concordare piani di rientro rateali o restituzioni parziali o totali della merce.

Se l’approccio bonario non risulta efficace, possono rendersi necessarie la messa in mora e l’attivazione di un’azione legale per via giudiziale.

A prescindere dalla modalità scelta, l’affidarsi a professionisti specializzati nel credit management, e quindi anche nella gestione dei contenziosi, è una strategia che di norma porta a risultati concreti tutelando gli interessi dell’azienda e riducendo i rischi connessi a un’azione legale, che può risultare molto costosa senza peraltro la garanzia di successo.

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